Quando passar do EOR para uma sociedade italiana própria

Um Employer of Record é uma ferramenta de entrada. Permite a uma empresa portuguesa contratar em Itália em dias, testar o mercado e crescer sem estrutura local. Para muitas empresas, é a solução certa durante anos. Para outras, chega um momento em que ter sociedade própria faz mais sentido. O difícil é reconhecer esse momento, nem cedo demais nem tarde demais.

Os sinais de que chegou a hora  

Não há um número mágico de trabalhadores. Há sinais, e normalmente aparecem vários ao mesmo tempo.

A equipa estabilizou. Já não está a testar: tem um núcleo de pessoas com papéis definidos e planos de crescimento para os próximos anos.

Precisa de faturar em Itália. Clientes, concursos públicos ou parceiros exigem uma contraparte italiana. Isto é frequente em engenharia, construção, energia e serviços ao setor público.

Os custos fixos já compensam. Com poucas pessoas, a mensalidade do EOR é mais barata do que contabilidade, processamento e obrigações de uma sociedade. Com uma equipa maior, a conta pode inverter-se. Faça-a com números reais, incluindo o tempo da sua equipa financeira.

Há funções que exigem presença legal. Pessoas que assinam contratos em nome da empresa, responsáveis regulamentares, licenças setoriais.

O risco fiscal mudou. Se a atividade em Itália já cria um estabelecimento estável, ter estrutura própria pode simplificar a situação. [validar com consultor fiscal]

Os sinais de que ainda não é a hora  

• A receita italiana ainda é incerta ou depende de um só cliente.
• A equipa tem uma ou duas pessoas, ou está dispersa por várias cidades.
• Não tem ninguém na empresa com tempo para gerir uma sociedade estrangeira.
• O plano é estudar outros mercados antes de consolidar.

Neste cenário, o EOR mantém a flexibilidade e evita custos fixos que seriam difíceis de reverter.

Como preparar a transição  

A passagem tem três frentes que correm em paralelo.

Constituição. Escolher entre Srl e sucursal, constituir, obter código fiscal e IVA, abrir conta bancária, nomear administradores. Conte com meses.

Inscrições de empregador. Antes de receber os trabalhadores, a nova entidade tem de estar inscrita no INPS e no INAIL, ter processamento salarial montado e ter definida a convenção coletiva aplicável. Idealmente, a mesma convenção que o EOR aplicava, para que nada mude para os trabalhadores.

Transferência das pessoas. É a parte mais sensível, e a que merece mais cuidado.

Transferir sem perder antiguidade  

Os trabalhadores passam do EOR para a sua sociedade mantendo antiguidade, categoria, salário e condições. Para eles, a mudança deve ser quase invisível: mesmo trabalho, mesmos colegas, novo nome no recibo.

O ponto técnico mais importante é o TFR. Se tem sido pago mensalmente a um fundo, como fazemos por defeito, não há passivo a transferir. Se foi acumulado, é preciso decidir se é liquidado ou assumido pela nova entidade. Também contam as férias não gozadas, as horas de descanso acumuladas e as prestações extra vencidas. Tudo isto tem de ficar documentado.

Escolha uma data de transferência no fim de um mês de processamento e evite dezembro, quando a 13.ª complica as contas. Comunique com antecedência aos trabalhadores e explique o que muda e o que não muda.

Um modelo híbrido também é possível  

Nem sempre é tudo ou nada. Algumas empresas portuguesas abrem sociedade em Milão para a equipa principal e mantêm o EOR para pessoas noutras cidades, para funções temporárias ou para testar uma nova linha de negócio. O EOR continua útil depois da sociedade.

Em resumo  

Passe para estrutura própria quando a equipa estabilizou, quando precisa de faturar localmente e quando os números o justificam. Prepare a constituição, as inscrições e a transferência em paralelo, e trate o TFR e as férias com cuidado. Nós ajudamos na transição e transferimos os trabalhadores para a sua sociedade. Veja EOR, sociedade ou prestadores ou fale connosco .

Uma conta simples  

Para decidir com números, compare durante 24 meses:

• Com EOR: mensalidade por trabalhador vezes número de trabalhadores, mais o custo do trabalho.
• Com sociedade: custo do trabalho, mais contabilidade, processamento salarial, obrigações declarativas, consultoria jurídica, banco, eventual escritório, e o tempo da sua equipa em Portugal a gerir a sociedade.

Some ainda os custos de constituição e, no pior cenário, de encerramento. Se a diferença for pequena, a flexibilidade do EOR costuma valer mais. Se a sociedade sair claramente mais barata e tiver razões comerciais para existir, avance.