Comerciais em Itália e risco de estabelecimento estável

A primeira contratação de uma empresa portuguesa em Itália é muitas vezes um comercial. Faz todo o sentido: alguém que fala a língua, conhece os clientes e abre portas. Mas há uma pergunta fiscal que convém fazer antes de assinar: pode esta pessoa criar um estabelecimento estável da sua empresa em Itália?

Este artigo não é aconselhamento fiscal. Serve para que a conversa com o seu consultor seja curta e útil. [validar com consultor fiscal antes da publicação]

O que é um estabelecimento estável  

Em termos simples, um estabelecimento estável é uma presença de uma empresa estrangeira num país suficientemente forte para que esse país possa tributar os lucros que lhe são atribuíveis. Pode ser uma instalação fixa, como um escritório, ou pode resultar da atividade de pessoas que atuam em nome da empresa.

A convenção para evitar a dupla tributação entre Portugal e Itália e as regras internas de cada país definem os critérios. Os detalhes são técnicos, mas há dois cenários que interessam a quem contrata.

Cenário 1: a instalação fixa  

Se a sua empresa tem em Itália um local à sua disposição, de forma duradoura, através do qual exerce a atividade, pode haver estabelecimento estável. Um escritório arrendado em nome da empresa portuguesa é o caso óbvio. A casa de um trabalhador remoto, em regra, não é um local à disposição da empresa, mas a análise depende dos factos.

Cenário 2: o agente dependente  

É o cenário mais relevante para comerciais. Uma pessoa que, em Itália, conclui habitualmente contratos em nome da empresa, ou desempenha o papel principal na sua conclusão sem alterações relevantes pela empresa, pode criar um estabelecimento estável, mesmo sem escritório.

Ponto importante: isto depende da função e dos poderes, não do modelo de contratação. Um comercial contratado através de um Employer of Record que assina contratos em nome da sua empresa portuguesa pode criar o mesmo risco que um contratado diretamente.

O que reduz o risco  

Desenhar a função com cuidado:

• Sem poderes de assinatura. O comercial prospeta, apresenta, negoceia, mas a proposta final e a assinatura ficam em Portugal.
• Aprovação real na sede. Preços, condições e contratos são decididos e aprovados pela equipa em Portugal, de forma efetiva e documentada.
• Sem escritório da empresa. O trabalhador trabalha a partir de casa ou de espaços partilhados, sem um local à disposição da sua empresa.
• Documentação. Descrição de funções clara, fluxos de aprovação registados, emails e propostas emitidos pela sede.

O que aumenta o risco  

• dar ao comercial uma procuração para assinar contratos;
• tratar a aprovação em Lisboa como mera formalidade;
• arrendar um escritório em nome da empresa portuguesa;
• ter em Itália um diretor-geral com poderes amplos de gestão.

Quando a resposta é abrir sociedade  

Se o modelo de negócio exige alguém em Itália com poderes para fechar contratos, ou se a atividade em Itália já é significativa, pode fazer mais sentido constituir uma sociedade italiana e tratar a questão de frente. Veja Srl ou sucursal .

O que o Employer of Record resolve e o que não resolve  

O EOR resolve a questão laboral: a pessoa tem um contrato de trabalho italiano, e a sua empresa não precisa de se registar como empregador em Itália. O EOR não muda a análise fiscal dos poderes e da atividade da pessoa. É por isso que, em contratações comerciais, recomendamos sempre uma conversa com o consultor fiscal antes do início.

Perguntas para o seu consultor  

• Que poderes vai ter o comercial? Pode assinar?
• Quem aprova preços e contratos, e como fica registado?
• Haverá algum local à disposição da empresa em Itália?
• Qual é o volume de vendas previsto em Itália nos próximos dois anos?
• Em que momento faria sentido constituir sociedade?

Em resumo  

Um comercial em Itália é a primeira contratação natural, mas os seus poderes contam para o risco de estabelecimento estável, qualquer que seja o modelo de contratação. Desenhe a função sem poderes de assinatura e com aprovação real em Portugal. Veja contratar comerciais em Itália .

Sinais de alerta no dia a dia  

• o comercial envia propostas finais com a sua assinatura;
• os clientes italianos tratam-no como “o representante legal”;
• descontos e condições são decididos por ele sem aprovação;
• existe um escritório ou armazém em Itália usado pela sua empresa.

Se reconhecer algum destes sinais, reveja o desenho da função.